Cần nhân rộng mô hình “Phòng họp không giấy”

Thứ Hai, 01/07/2019, 22:13:39
 Font Size:     |        Print

Ủy ban nhân dân TP Hồ Chí Minh vừa triển khai mô hình "Phòng họp không giấy" và "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" áp dụng tại trụ sở UBND thành phố vào cuối tháng 6 vừa qua. Khi mô hình này được triển khai, sẽ giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

Mô hình dựa trên việc ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin, gồm: Hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ, bảo đảm phục vụ trước, trong và sau phiên họp. Cụ thể, trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp… Khi bắt đầu cuộc họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung và kết thúc cuộc họp, bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp trên hệ thống. Ngoài ra, mô hình còn giúp lãnh đạo thành phố thống kê, phân loại công việc, lên lịch và nhắc việc tự động đối với các đơn vị trực thuộc.

Triển khai mô hình này, toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, giảm tới mức thấp nhất việc sử dụng văn bản dưới dạng in sao. Ðồng thời, mô hình là nguồn tài liệu mở, luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa, rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích. Mô hình "Phòng họp không giấy" và "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" tạo nên môi trường làm việc hiệu quả giữa lãnh đạo và nhân viên trong quá trình trao đổi, giao việc và quản lý công việc với những tính năng ưu việt và tiện lợi dựa trên nền tảng công nghệ thông tin. Từ những hiệu quả của mô hình này, dự kiến vào tháng 9-2019, thành phố Hồ Chí Minh sẽ triển khai ứng dụng đồng loạt đến các sở, ngành và 24 quận, huyện. Và trong năm 2020, triển khai ứng dụng đến các xã, phường trên toàn địa bàn thành phố.

Trong sự bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, các cấp chính quyền nên xóa bỏ "phòng họp" truyền thống rườm rà và tập trung phát triển "văn phòng" không giấy tờ hiện đại, chuyên nghiệp. Ðây là giải pháp mà thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng và hướng đến cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại, tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, tạo động lực mới cho thành phố phát triển
bền vững.

KHÁNH TRÌNH

Chia sẻ